Feedback is een vreemd ding. Aan de éne kant is iedereen ervan overtuigd dat er meer feedback gegeven moet worden en tegelijkertijd verkrampen we (bijna) allemaal als we alleen het woord al horen.
Wat is feedback?
Voor ik verder ga wil ik graag met je delen wat ik onder feedback versta, want één van de redenen waarom mensen spontaan krampen krijgen is dat feedback vaak gezien wordt als synoniem voor kritiek. Dat is niet wat ik met feedback bedoel. Voor mij is feedback niet meer en niet minder dan een terugkoppeling, te vergelijken met de thermostaat die aan de verwarmingsketel laat weten of hij al dan niet moet bijwarmen. Daar hangt geen oordeel aan vast, die terugkoppeling zegt niets over goed of fout, het geeft alleen een objectieve waarneming door. Het is aan de ketel (of de ontvanger van de feedback) om te beslissen welke actie hij al dan niet zal ondernemen op basis van de feedback.
Wat maakt het dan zo moeilijk om feedback te geven?
Wij zijn mensen, geen machines, alle informatie die wij verwerken wordt gekleurd door onze ervaringen, door onze verwachtingen en interpretaties. Dat maakt dat het voor mij en jou zo moeilijk is om feedback te geven. Want het is toch maar normaal dat jouw collega haar werk goed doet? Of stel je voor, misschien doet ze wel minder haar best als je zegt dat ze het goed doet. En als je je collega moet vertellen dat hij iets fout heeft gedaan, dan wil je niet dat hij zich gekwetst voelt, of ben je al op voorhand bang voor zijn reactie. En zo zijn er tal van menselijke redenen die het moeilijk maken om iets te zeggen over het gedrag van de ander.
Waarom feedback geven?
Ook jij hoort graag of je goed bezig bent, hoe anderen kijken naar wat jij doet. Dat geldt ook voor de mensen rondom jou. Ook zij willen graag weten waar ze staan, en jouw feedback helpt hen daarbij. Door middel van jouw feedback kan je hen laten zien wat er goed gaat en wat er volgens jou anders zou moeten of beter zou kunnen. Dat is toch een mooi cadeau om aan familie, vrienden, collega’s of zelfs aan iemand die je helemaal niet kent te geven. En het is nog gratis ook. Dus naast al die lastige gevoelens die komen kijken bij het geven van feedback kan je gelukkig ook het fijne gevoel van cadeautjes geven leggen. En uiteraard geef ik je hieronder een handig stappenmodel mee, stappen die jou kunnen helpen bij het geven van feedback.
Het stappenplan:
Er bestaan heel veel verschillende modellen en theoriën over het geven van feedback. Ik hou het graag eenvoudig en ik gebruik het 4G-model om lastige feedback te geven (want laten we eerlijk zijn, het is niet altijd lastig om feedback te geven, en naar dichte vrienden en familie doe je het ongetwijfeld heel vaak en heel spontaan).
Het 4G-model bestaat uit volgende stappen:
- Gedrag: beschrijf zo objectief en concreet mogelijk wat je hebt waargenomen (bijv: “ik merkte dat je deze ochtend om 9u30 binnenkwam” en dus niet “je was vanmorgen alweer te laat”)
- Gevoel of gedachte: beschrijf welk gevoel dat gedrag je bezorgd, of welke gedachte dat oproept (bijv: “ik vind dat heel vervelend, ik denk dan dat je het niet belangrijk vind om op tijd te komen”)
- Gevolg: geef aan wat het gevolg van dat gedrag is (bijv: “en dat maakt dat ik het moeilijk vind om te vertrouwen in afspraken die ik met jou maak”). Controleer ook of de ander begrijpt wat je bedoelt (en luister ook echt naar wat de ander zegt)
- Gewenst gedrag: benoem vervolgens ook welk gedrag gewenst is (bijv: “kunnen we afspreken dat je mij een seintje geeft als je merkt dat je 9 uur niet haalt?”
Pas deze stappen toe zoals het in jou situatie past. Er zullen ongetwijfeld situaties zijn waarbij je niet al deze stappen per se hoeft te doorlopen. Ze zijn dan ook bedoelt als houvast voor de feedbackgesprekken die jij moeilijk vindt.
Ik wil je ook aanraden om moeilijke gesprekken voor te bereiden. Het zal je helpen om de situatie zo objectief mogelijk te beschrijven en je oordelen eraf te halen. Het zal ook helpen om je te focussen op het gedrag, zonder dat je de persoon als persoon veroordeelt.
Kan je nog wel wat extra hulp gebruiken bij het geven van feedback? Kijk dan zeker eens naar de opleiding Succesvol omgaan met kritiek, waar feedback geven en ontvangen uitgebreid aan bod komt.